skartace

Proč skartovat

Zákonná archivace účetních dokladů, spisový a skartační řád, běžné uložení dokumentů v papírové nebo elektronické podobě a další s sebou nese zvýšené nároky na pozdější likvidaci, skartaci a recyklaci těchto materiálů.

Veřejný i soukromý sektor se potýká s problémem likvidace běžných, citlivých i tajných materiálů a jeho řešení není vždy vhodné jako v případě soukromé společnosti skartující prošlé občanské průkazy, pasy a jiné dokpady pro státní správu. Ty byly vyvezeny bez jakékoli vlastní skartace na skládku odpadu viz reportáž televize Prima.

1. Ochrana osobních údajů

Od května byl zákon č. 101/2000 Sb. doplněn o evropskou normu GDPR, která rovněž řeší ochranu osobních údajů. V této souvislosti vyplývá povinnost chránit osobní údaje nejen pře jejich evidenci a spravování, ale i při likvidaci. Jedná se především skartováním dokumentů, ale i paměťových karet, harddisky počítačů, notebooků, tiskáren a další elektroniky.

V případě osobních údajů na papír je nutné použít skartovací stroj ve stupni utajení P-3 (velké stroje), P-4 a P-5 (v případě obzvláště citlivých osobních údajů s rizikem závažného dopadu na dotčené osoby). Tyto stupně jsou uvedeny podle normy DIN 66399 a v celoevropské platnosti ISO/IEC 21964.

2. Průmyslová špionáž, konkurence, organizovaný zločin

a další činitelé jsou schopni zneužít Vaše nevhodně odstraněné dokumenty a data.

Běžnou skartaci pro Vás zajistí kancelářské skartovací stroje, které skartují veškeré dokumenty vzniklé při rutinní denní práci. Jsou vyráběny v různých velikostech a provedeních od nejmenších, schopných skartovat pouze papír, po vybavenější verze schopné skartace CD, DVD, kreditních karet a dalšího materiálu. Skartovacím stojem může být opatřena každá jednotlivá kancelář nebo lze využívat systému sběrných míst a jednoho centrálního skartovače. Ten je svým výkonem schopen skartovat stovky kilogramů materiálu za hodinu. Lze tak šetřit náklady na provoz oproti desítkám drobných skartovacích jednotek.

Centrální skartovače nebo také průmyslové skartovače lze využívat jak pro vlastní účely skartace materiálů, tak pro účely specializovaných pracovišť zajišťujících skartaci materiálů pro veřejné i soukromé instituce. Tyto stroje jsou schopny fungovat v nepřetržitém provozu.

Pro dodržení stupňů utajení při skartaci dokumentů lze volit různou hrubost řezného mechanismu.

3. Skartování harddisků - základ ochrany vašich citlivých dat

Málokdo ví, že data uložená na harddisku nelze jednoduše trvale odstranit. Většina procesů, jako je mazání nebo dokonce i přeformátování, odstraní záznam o umístění dat, ale samotných dat se netýká.

Takže spolu s nefunkčním nebo zastaralým počítačem z firem i úřadů odcházejí veškerá data, včetně těch nejdůvěrnějších, jako jsou cenové kalkulace, přehledy dodavatelů,  osobní údaje atd.

Jediným spolehlivým způsobem ochrany těchto dat je fyzická likvidace harddisků. HSM nabízí několik modelů strojů, které tuto  možnost nabízejí. Liší se kapacitou, ale především stupněm utajení,  to znamená velikostí částic, na které jsou data znehodnocena.

Stroje se dodávají ve stupních H-3 až H-5 podle normy DIN 66399 a v celoevropské platnosti ISO/IEC 21964.

Zajímavým aspektem je možnost prodeje takto vzniklé skartované frakce do výkupen elektronického odpadu.